Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики ему организаций с указанием сроков хранения и Инструкция по. сроков хранения (установлен приказом Министерства внутренних дел и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных.
N 987 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила.
Об утверждении Инструкции об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь - Белорусский Правовой Портал
Москва "Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения В целях установления в системе Министерства внутренних дел. Неподдержанными считаются анонимные обращения, списанные в дело без проведения. по обращению, сформированным для архивного хранения.
Особый период в истории отечественного архивного дела, когда в соответствии с согласованными с Главным архивным управлением МВД СССР Учет документальных материалов архива, в соответствии с инструкцией.
Приказ МВД РФ от 04.12.2006 N 987 (ред. от 26.08.2009) "О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации"
Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации государственной в области архивного дела, директорами федеральных музеев, библиотек.
Текст документа приведен по состоянию октябрь 2009 г. Зарегистрировано в НРПА РБ 19 мая 2009 г. N 8/20940 На основании подпункта 9.4 пункта 9 Положения о Министерстве внутренних дел Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 4 декабря 2007 г. N 611, Министерство внутренних дел Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь (далее - Инструкция). 2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата и центрального подчинения Министерства внутренних дел Республики Беларусь, главного управления внутренних дел Минского городского исполнительного комитета, управлений внутренних дел областных исполнительных комитетов, управления внутренних дел на транспорте Министерства внутренних дел Республики Беларусь, учреждений образования и организаций здравоохранения Министерства внутренних дел Республики Беларусь, иных подразделений, входящих в систему органов внутренних дел Республики Беларусь: организовать архивную работу в соответствии с требованиями Инструкции; обеспечить контроль за подготовкой документов по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов. 3. Департаменту финансов и тыла Министерства внутренних дел Республики Беларусь обеспечить архивы необходимым имуществом и оборудованием, осуществить изготовление необходимого количества журналов и бланков документов в соответствии с установленными в Инструкции формами. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на информационно-аналитическое управление Министерства внутренних дел Республики Беларусь. Исполняющий обязанности Министра генерал-майор милиции А.Н.КУЛЕШОВ СОГЛАСОВАНО Министр юстиции Республики Беларусь В.Г.Голованов 29.04.2009 ИНСТРУКЦИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОЙ РАБОТЫ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Глава 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Инструкция об организации архивной работы в органах внутренних дел Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., N 29, ст. 507; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., N 4, 2/11), постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. N 7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., N 22, 8/13667) и устанавливает единый порядок комплектования, учета, хранения и использования архивных документов в структурных подразделениях центрального аппарата и центрального подчинения Министерства внутренних дел Республики Беларусь (далее - МВД), главном управлении внутренних дел Минского городского исполнительного комитета (далее - ГУВД), управлениях внутренних дел областных исполнительных комитетов (далее - УВД), управлениях, отделах внутренних дел городских, районных исполнительных комитетов (местных администраций), управлении внутренних дел на транспорте Министерства внутренних дел Республики Беларусь и подчиненных ему органов внутренних дел на транспорте, учреждениях образования и организациях здравоохранения МВД, иных подразделениях, входящих в систему органов внутренних дел (далее - ОВД). 2. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и их определения: архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для государства и общества независимо от вида носителя информации, а равно имеющий историческую, научную, художественную, культурную ценность для собственника; архивная коллекция - архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам - тематическому, номинальному, хронологическому и так далее; архивная работа - деятельность по комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов; архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой; архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса; архивная копия документа - дословное воспроизведение машинописным или иным способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу и официально заверенного архивом; архивная выписка - дословное воспроизведение части документа; временное хранение архивных документов - хранение архивных документов в создаваемых архивах в течение периода, установленного законодательством Республики Беларусь; объединенный архивный фонд - это архивный фонд, состоящий из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи - однородность функций, общую подчиненность и так далее; постоянное хранение архивных документов - бессрочное (вечное) хранение документов; срок хранения - установленный в соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД и иных актов законодательства Республики Беларусь период обеспечения сохранности документов; фондообразователь - подразделение ОВД, в деятельности которого образуется документальный фонд. 3. Архивы в ОВД (далее - архивы) формируются в: МВД; ГУВД; УВД. 4. Архивы осуществляют: прием на хранение документов, состав которых определен настоящей Инструкцией; экспертизу ценности архивных документов; комплектование архивных фондов; сохранность принятых на хранение документов; учет хранящихся документов; проверку наличия и состояния принятых на хранение документов и дел; использование документов архива; подготовку и передачу документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на государственное хранение в установленном законодательством порядке. Глава 2 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ. УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 5. Архивы принимают на хранение (по территориальности): дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения; личные дела сотрудников, откомандированных (переведенных) для дальнейшего прохождения службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, других воинских формированиях и военизированных организациях с исключением из кадров МВД, а также уволенных сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - личные дела сотрудников); пенсионные дела сотрудников и лиц из числа гражданского персонала (далее - пенсионные дела); личные дела осужденных (заключенных под стражу) лиц, умерших в учреждениях уголовно-исполнительной системы МВД (далее - личные дела осужденных); уголовные дела, производство по которым прекращено в соответствии с требованиями Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - прекращенные уголовные дела); лицевые счета по выплате заработной платы сотрудникам и лицам из числа гражданского персонала (далее - лицевые счета сотрудников); дела, заведенные в результате оперативно-розыскной деятельности ОВД. 6. Передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в архивы осуществляется в соответствии с законодательством, регламентирующим делопроизводство и архивное дело. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архивы не передаются, а находятся на оперативном хранении в ОВД и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению начальника ОВД, если представляют научную, историческую, практическую и иную ценность. 7. Личные и пенсионные дела сотрудников принимаются в архив по описи согласно приложению 1 к настоящей Инструкции вместе с алфавитными карточками согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Если в архив поступило пенсионное дело сотрудника, а на хранении уже находится его личное дело, то в алфавитную карточку личного дела дополнительно записывается архивный номер пенсионного дела. 8. Личные дела осужденных принимаются в архив по описи согласно приложению 1 к настоящей Инструкции вместе с алфавитными карточками согласно приложению 3 к настоящей Инструкции. 9. Личные и пенсионные дела сотрудников, личные дела осужденных систематизируются в описи в алфавитном порядке. 10. Прекращенные уголовные дела принимаются в архив по описи согласно приложению 4 к настоящей Инструкции не позднее шести месяцев со дня вынесения постановления о прекращении предварительного расследования. Прекращенные уголовные дела систематизируются в описи в хронологическом порядке по году возбуждения уголовного дела, в пределах одного хронологического раздела - в алфавитном порядке фамилий. 11. Дела, заведенные в результате оперативно-розыскной деятельности ОВД, принимаются в архив в строгом соответствии с требованиями нормативных правовых актов МВД, регламентирующих порядок обращения с секретными документами. 12. Лицевые счета сотрудников принимаются в архив сформированными в алфавитном порядке. 13. При приеме личных и пенсионных дел сотрудников, личных дел осужденных проверяется: оформление обложки дела с указанием наименования ОВД, заголовка дела, даты начала и окончания дела, сроков хранения; нумерация и количество листов в деле; правильность составления внутренней описи документов дела; подшивка или переплет дела. 14. В архиве учету подлежат фонды, объединенные фонды, коллекции, описанные и неописанные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи, номенклатуры дел, страховые копии документов и другие единицы хранения. В архиве в обязательном порядке используются (ведутся) следующие основные учетные документы: книга учета поступления и выбытия дел согласно приложению 5 к настоящей Инструкции; список фондов согласно приложению 6 к настоящей Инструкции; карточка фонда согласно приложению 7 к настоящей Инструкции; журнал учета выдачи (высылки) дел из архива во временное пользование согласно приложению 8 к настоящей Инструкции; паспорт архива согласно приложению 9 к настоящей Инструкции; алфавитная карточка; опись дел; номенклатура дел. Все основные учетные документы хранятся постоянно. Допускается использование вспомогательных учетных документов, необходимость которых определяется начальником подразделения, которому подчинен архив. Учет отдельных видов архивных документов может быть совмещен (заменен) ведением компьютерного учета. Учетные документы устаревших форм не уничтожаются и подлежат хранению для обеспечения учетной и справочной работы. 15. В книге учета поступления и выбытия дел производится первичная регистрация поступления дел в архив и выбытия дел из архива. Каждое поступление или выбытие дел регистрируется за очередным порядковым номером. Количество поступивших и выбывших дел ежегодно подсчитывается и оформляется в книге учета поступления и выбытия дел. 16. Список фондов служит для общего учета всех поступивших в архив фондов. Каждому поступающему на хранение фонду присваивается порядковый номер. В список фондов название фонда записывается только один раз при первом поступлении документов. В списке фондов фиксируется название фондообразователя на момент поступления фонда в архив. Номер выбывшего фонда не присваивается поступившему на хранение фонду. При поступлении на хранение фонда ликвидированного ОВД фонду присваивается его последнее название. Объединенный фонд вносится под обобщенным названием. 17. Карточка фонда служит для учета фонда в архиве. Карточка фонда составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивную коллекцию и заполняется на основании записей в книге учета поступления и выбытия дел. Название объединенного фонда приводится в карточке полностью с перечислением названий всех фондообразователей. В реквизите "Примечание" в карточках фонда оговариваются особенности физического состояния документов фонда и наличие в фонде особо ценных и уникальных документов. Если на лицевой или оборотной стороне карточки фонда не остается места для очередных записей, заводится карточка-продолжение. Карточка фонда заполняется в двух экземплярах, один из которых направляется в архив МВД один раз в пять лет. 18. В журнале учета выдачи (высылки) дел из архива во временное пользование фиксируется выдача и высылка дел из архива. Выдача и высылка дел во временное пользование осуществляется только с разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив. Высылка (отправка) дел во временное пользование производится Государственной фельдъегерской службой Республики Беларусь при Министерстве связи и информатизации Республики Беларусь или нарочным. 19. Паспорт архива служит для учета: количества фондов; описанных дел всех сроков хранения и неописанных дел; карточек справочных картотек. Паспорт архива включает сведения об условиях хранения документов и составе кадров архива. 20. Опись дел является первичным учетным документом дел. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом номера, а суммарный учет - составлением итоговой записи к описи, сведения которой являются основанием для ведения прочих учетных документов. Описям дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения при поступлении в архив присваиваются порядковые номера, начиная с N 1. Архивные номера делам по всем разделам описи N 1 присваиваются в валовом порядке по мере поступления дел до тех пор, пока их число не достигнет максимальной четырехзначной цифры (9999). Следующей описи дел данного фонда присваивается очередной порядковый номер. Ко всем описям, имеющим единый номер, в конце последней из них составляется итоговая запись, которая помещается за последней описательной статьей. В итоговой записи указываются цифрами и прописью общее количество дел данной описи, первый и последний архивные номера дел, литерные и пропущенные номера дел, должность, подпись лица, составившего запись, и дата. Каждый том дела учитывается в описи как отдельное дело под самостоятельным архивным номером. Первый и второй экземпляры описей дел хранятся раздельно. Первый экземпляр описи является страховым и в справочной работе не используется. 21. Дело фонда ведется на каждый фонд архива. В дело фонда включаются: опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения; акты о выделении к уничтожению архивных дел (документов), не подлежащих хранению, согласно приложению 10 к настоящей Инструкции; акты о неисправимых повреждениях дел (документов) согласно приложению 11 к настоящей Инструкции; акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, согласно приложению 12 к настоящей Инструкции; акты проверки наличия и состояния дел согласно приложению 13 к настоящей Инструкции; акты об изъятии архивного личного дела согласно приложению 14 к настоящей Инструкции. Все листы в деле фонда подшиваются и нумеруются. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. Документы в дело фонда подшиваются в хронологическом порядке. Переработанные старые описи дел в дела фондов не включаются, а подшиваются в отдельные дела. 22. Ежегодно по состоянию на 1 января следующего за отчетным года архивы составляют в двух экземплярах: паспорт архива; сведения об изменениях в составе и объеме фондов согласно приложению 15 к настоящей Инструкции. Один экземпляр паспорта архива и сведений об изменениях в составе и объеме фондов ежегодно до 15 января следующего за отчетным года представляется в архив МВД. Глава 3 КЛАССИФИКАЦИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 23. Под классификацией архивных документов понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Документы классифицируются для правильного учета, хранения и использования документной информации. Совокупность документов, образующихся в деятельности фондообразователя, составляет его документальный фонд. Совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами. Разновидностями архивного фонда являются объединенный архивный фонд и архивная коллекция. Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Архивная коллекция, поступившая в архив из другого архива, расформированию не подлежит. Архивная коллекция может пополняться новыми документами. Не допускается образование коллекции на базе нескольких архивных фондов, связанных между собой направлением деятельности фондообразователей и их территориальной принадлежностью. В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции. 24. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций. Работа по фондированию осуществляется в архиве при описании принятых документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего ОВД. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее: входящие документы относятся к фонду того ОВД, которым они получены; копии исходящих документов относятся к фонду ОВД, который является автором документов. Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения. 25. Хронологическими границами архивного фонда являются: для фонда ОВД - официальные даты образования и ликвидации; для объединенного фонда ОВД - даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности ОВД, документы которого вошли в состав фонда; для архивной коллекции, сформированной архивом, - год создания коллекции. Основанием для корректировки хронологических границ архивного фонда могут стать: изменение государственной принадлежности; изменение административно-территориального деления; реорганизация ОВД; ликвидация ОВД. 26. В архивах формируются основные архивные фонды: действующих подразделений ОВД; ликвидированных подразделений ОВД. 27. Классификацией документов в пределах архивного фонда является их группировка и расположение в фонде. Учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда является дело. Дело представляет собой совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, темам, вопросам) и помещенных в отдельную обложку. Дела в пределах архивного фонда должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование. 28. Под систематизацией дел архивного фонда понимается их группировка и расположение в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда осуществляется при подготовке документов к передаче в архив МВД. Схема систематизации архивного фонда может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, состав фонда (виды и разновидности документов), важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится на основе следующих признаков: структурного (принадлежностью дел к определенному ОВД); хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций и направлений деятельности ОВД, тем или вопросов, отраженных в документах); номинального (по видам и разновидностям дел). Дела архивного фонда группируются последовательно, на основе признака (признаков), применение которого является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. 29. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются различные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователя, составом и объемом документов. Документы по личному составу систематизируются отдельно и включаются в отдельные описи. 30. Систематизация дел коллекций определяется составом документов и их тематикой. При систематизации дел необходимо учитывать следующее: при определении структуры фондообразователя используются распорядительные документы (приказы, постановления, распоряжения и другое), а при отсутствии таковых - штатные расписания, отчеты о финансово-хозяйственной деятельности и другое; принадлежность документов и дел к ОВД устанавливается на основании информации, содержащейся на обложке дела, по адресату, регистрационному индексу (номеру) исходящих документов, резолюциям, служебным отметкам, содержанию документа; планы, отчеты, сметы относятся к тому году, на который и за который они составлены. Планы, рассчитанные на несколько лет, относятся к начальному периоду их действия, а отчеты - к последнему году отчетного периода; дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или поступили в ОВД для продолжения делопроизводства; дела, начатые делопроизводством в одном ОВД, а затем продолженные в другом, относятся к тому ОВД, в котором они были закончены. 31. В пределах коллекции однородных дел возможна их группировка по алфавитному, хронологическому и другим признакам. В пределах коллекции, созданной по тематическому признаку, возможна группировка дел по более узким темам или вопросам в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических групп документы могут объединяться по разным признакам исходя из объема и состава документов. Глава 4 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 32. Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов. Организация хранения документов - это система проводимых архивом мероприятий, обеспечивающих рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению. 33. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: наличием помещений архива; реконструкцией и ремонтом помещений архива; оборудованием помещений и хранилищ средствами обеспечения пожарной безопасности, техническими средствами и системами охраны; применением технических средств для создания оптимальных температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов в помещениях архива; применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки, тележки). Здание архива по своей планировке и оснащению должно обеспечивать выполнение функциональных задач архива по хранению, обработке, использованию документов. Помещения архива до размещения документов принимаются комиссией, которая проверяет соответствие его требованиям и составляет акт, который утверждается руководителем ОВД. В дальнейшем осмотр проводится один раз в пять лет или при необходимости. Нормы необходимого оборудования и инвентаря для оснащения архивов должны определяться согласно приложению 16 к настоящей Инструкции. 34. Основными помещениями архива являются: помещения для хранения учетных документов (хранилища); помещения для сотрудников архива (рабочие комнаты); помещения для работы исследователей (читальный зал). Совмещение хранилищ и служебных помещений любого назначения не допускается. Двери помещений архива должны быть металлическими. Хранилища должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. Требования по обеспечению пожарной безопасности при эксплуатации помещений архивов установлены Правилами пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов, утвержденными приказом Главного государственного инспектора Республики Беларусь по пожарному надзору от 21 октября 2003 г. N 187. 35. В хранилищах запрещается: курить; применять электронагревательные приборы; хранить легковоспламеняющиеся вещества, взрывоопасные предметы, продукты питания; находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить дела (документы) в столах, в неразобранном виде, оставлять в незапертых сейфах и шкафах; размещать и хранить дела (документы), пораженные биологическими вредителями. 36. Для обеспечения предохранения архивных документов от вредного воздействия температуры и влаги в хранилищах соблюдается соответствующий температурно-влажностный режим. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура воздуха 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55 процентов. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатического режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания температуры и влажности в помещении хранилищ не допускаются. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических паров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания фиксируются в журнале регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха согласно приложению 17 к настоящей Инструкции. Приборы устанавливаются в главных проходах на стеллажах на одном щитке на расстоянии 150 см от пола вдали от отопительных и вентиляционных систем. Для предохранения документов от воздействия света в хранилищах устанавливается соответствующий световой режим. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным, а хранилища могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в помещениях искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Допускается естественное освещение хранилищ рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло красок. В качестве источников искусственного света применяются лампы накаливания и люминесцентные лампы в закрытых плафонах. 37. В хранилищах устанавливается санитарно-гигиенический режим хранения документов, который обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнения. Помещения архива должны содержаться в чистоте и порядке, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и пыли. 38. В целях защиты документов от пыли: обеспечивается максимально возможная герметичность хранилищ; проводится периодическое (не реже одного раза в год) удаление пыли с коробок с документами, стеллажей хранилищ; систематически проводится влажная уборка помещений хранилищ. Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни. В хранилищах обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. При обнаружении в хранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются все меры к их уничтожению и устранению причин их появления. 39. Хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами. Стационарные стеллажи устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм размещения: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - 120 см; ширина межстеллажных проходов - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см; расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см; расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см. Запрещается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла. Документы хранятся на стеллажах в картонных коробках. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки, обеспечивающей циркуляцию воздуха, должен быть не менее 3 см. 40. Размещение дел в хранилищах должно проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения, ежегодного движения дел, оперативного использования документов. На лицевой стороне коробки указываются номер фонда, номер описи и номера хранящихся дел, а при необходимости также даты хранящихся в коробке документов и другие сведения. Для хранения документов, имеющих гриф ограничения доступа, используются металлические шкафы и сейфы. При большом объеме документов этой категории они могут храниться на открытых стеллажах в отдельных изолированных помещениях (хранилищах). В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов составляются: карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 18 к настоящей Инструкции; карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 19 к настоящей Инструкции. 41. Охрана архива обеспечивается оборудованием помещений техническими средствами и системами охраны, опечатыванием помещений, соблюдением пропускного режима и порядка доступа в хранилища. Ответственность за сохранность фондов несет руководитель архива (ответственный за архив). В помещения архива имеют право доступа сотрудники архива. Другие лица в помещения архива допускаются только с разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив. 42. По окончании рабочего дня помещения архива закрываются, опечатываются и сдаются под охрану. Перед вскрытием помещений архива проверяется сохранность оттисков печатей и исправность замков. При обнаружении проникновения в помещения архива немедленно докладывается руководителю ОВД, которому подчинен архив, и оперативному дежурному ОВД. 43. При необходимости выдачи архивных дел в отсутствие руководителя архива (ответственного за архив) вскрытие хранилищ и металлических шкафов производится с разрешения руководителя ОВД, которому подчинен архив. При вскрытии составляется акт. В акте указывается, кем, на основании чего, с какой целью и какие помещения и металлические шкафы вскрывались, какими печатями они были опечатаны, какие документы изъяты для выдачи во временное пользование, кому они переданы, какими печатями помещения и металлические шкафы опечатаны.
Развитие архивного дела в СССР в послевоенный период (1945-1985 гг.). Главное архивное управление МВД СССР издало « Инструкцию о порядке.